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evenements:utceenne-2018

UTCéenne 2018

A propos

Lors de l'utcéenne, le parc Asterix est privatisé par étuville pour les étudiants et leurs invités. C'est environ 3000 personnes qui viennent pour l’événement. Utville demande a rhizome de gérer la création et l'administration de point d'accès a internet sur le parc servant aux terminaux de paiements au niveau des bars du parc, et a l'entrée.

Le déroulement

Utville nous fournit leur plan avec tous les positionnements des stands et lieux a couvrir par nos bornes.

3 visites du parc sont nécessaires. Il faut pour cela se coordonner avec la DSI/les courants faibles du parc, pour les faire avec eux.

L'accès au parc

L'accès au parc se fait depuis le PC sécurité du parc, situé tout au bout de la route allant au parc. Une fois sur place, ils vont donner des cartes visiteurs en échange de formalités. Il faut posséder sur soit une piece d'identité car elle peut être demandée en échange. Il est possible de rentrer avec un véhicule sur place, ils demanderont alors la plaque.

1ère visite: quelques jours avant l'évènement

A ce stade, on doit avoir déjà la convention de signée.

Cette première visite avec la DSI permet de faire un premier état des lieux des endroits à couvrir. Posséder le plan détaillé des stands et de quoi écrire dessus. Indiquer a la DSI les lieux a couvrir. Ce sont eux qui brasseront alors les prises que l'on va utiliser pour l’événement et qui nous brancheront dessus. Estimer les cables et leur longueur a prévoir quand nous rammenont les câbles. Il arrive dans certaines situations qu'ils nous tirent eux même le câble branché à leur équipement.

Indiquer alors sur la carte de quoi on va avoir besoin.

Il est préférable de faire cette visite avec un responsable d'utville connaissant l'emplacement exact des stands afin d'indiquer précisément notre demande.

Configuration préalable

Au minimum la veille de l’événement, la DSI doit nous avoir communiqué les IP a indiquer sur nos routeurs. Il sous faut alors préconfigurer tous ceux a mettre sur le parc en premier et prévoir quelques uns supplémentaires, si on en a un qui lâche.

Vérifier et prendre les câbles nécessaires conformément au plan établit plus tôt. Prendre des câbles supplémentaires de plus grande taille. Attention à la qualité de ceux ci, les courant faibles sont regardant envers la qualité du matériel que l'on met, qui peut subir pas mal de contraintes.

Seconde visite: Le jour de l’événement

L’événement ayant lieu le soir, il faut aller au parc au moins au début de l'après midi, avec la DSI pour installer. Pour l'installation, 2 a trois personnes sont nécessaire. Lors de l'installation se répartir les différent routeurs préconfigurés. Ils s'agit de les installer a des endroit non risqués: Au minimum en contact avec les étudiants, éloignés des débits de boissons, faire attention a où passe le câble et la discrétion de ceux ci, et de ne pas les mettre dans le chemin des fûts et des permanenciers.

Il s'agit aussi de récupérer de l'électricité à tous les endroits nécessaires. Pour cela, il est préférable de prendre le matériel électrique d'utville, et de voir avec leur resp elec. Pour dégotter des rallonges. Vérifier que l'on couvre tout le stand.

Pendant l’événement

Pendant l’événement, une personne est nécessaire pour assurer en cas de panne. Cette personne doit conserver ses moyens de communication (téléphone, talkie si on lui en a fourni un) constamment allumé, et doit être en capacité d’intervenir a tout moment.

Les installateurs étant restés sur place peuvent eux, valider que le réseau fonctionne en passant devant les bornes, afin de détecter le moindre soucis qui ne serai pas encore remonté. avoir a porté le matériel de remplacement (dans la voiture garée au PC sécurité par exemple) au cas où un des routeurs lâche.

A la fin de l’événement

Le permanencier ainsi que les installateurs restant enlèvement le maximum de matériel, qu'ils rapportent avec eux, ou avec avec la logistique d'etuville. Embarquer aussi les rallonges électriques peut-être une bonne idée.

Troisième visite: Le lendemain matin de l’événement

Pour finir, une dernière visite doit être faite le lendemain matin pour récupérer et désinstaller le matériel n'ayant pût être enlevé le soir. Il s'agit souvent principalement des différents câbles, ayant été branchés normalement pour la plupart dans des zones inaccessibles.

Après l'évenement

Bien vérifier qu'on a récupéré tout notre matériel, et contacter le resp d'etuville pour leur rendre leur matériel électrique. Remplir la doc. Faire rembourser par etuville tous les déplacement ayant entraînés des frais (comme les péages).

evenements/utceenne-2018.txt · Dernière modification: 2019/07/13 16:56 (modification externe)