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howto:outils_asso:dolibarr

[PLUS UTILISÉ]_Dolibarr : Outil de gestion des membres et abonnés

Dolibarr n'est plus du tout utilisé là, cette page est ici comme archive.
Le Dolibarr n'est pas encore branché au LDAP pour l'authentification. Contacter admins at listes.rhizome-fai.net pour obtenir des accès.

Le dolibarr permet de gérer les pré-inscriptions, les adhérents, les contrats, les cotisations et le parc de matériel.

Il est accessible sur https://rhizome-fai.net/membres/

Gestion

Traitement des pré-inscriptions

La gestion des pré-inscriptions correspond à communiquer avec les pré-abonnés pour leur indiquer si oui ou non ils sont raccordables au réseau Rhizome.

Les différents états de pré-inscription

  • En attente : aucune réponse n'a été apportée à la pré-inscription à ce jour (c'est dans cet état que commencent toutes les pré-inscriptions)
  • Accepté : le futur abonné semble raccordable géographiquement
  • Rejeté : le futur abonné ne semble vraiment pas raccordable géographiquement
  • Réservé : le futur abonné ne semble pas immédiatement raccordable mais pourrait le devenir suite par exemple à la pose d'un relais depuis le logement d'un autre adhérent… On ne peut rien lui promettre
  • Annulé : le futur abonné a choisi de ne plus être un futur abonné ;-)

Interface

  • Le traitement des pré-inscriptions se fait dans la catégorie “FAI Associatif” du logiciel.
  • Il faut ensuite choisir dans le menu de gauche “Gestion des contrats et pré-inscriptions”

La vue présente toutes les pré-inscriptions avec leur état de traitement et la motivation de la décision de pré-inscription 1). Cliquer sur la réf. d'un contrat permet d'accéder aux détails de celui-ci et de changer l'état de pré-inscription.

Un changement d'état n'est pas définitif et peut-être changé à nouveau.

Notification mail

Après chaque changement d'état, il est proposé d'envoyer automatiquement un email pour notifier le futur membre-abonné de ce changement.

Un email “type” est suggéré… Le système est cependant conçu 2) pour que ce message puisse être totalement changé, ne pas hésiter à l'adapter au besoin donc… Changer notamment le nom en signature

L'email est envoyé depuis l'adresse du bénévole connecté3), en copie au bureau et l'adresse de réponse est celle du bureau.

Gestion de l'inventaire

La gestion de l'inventaire se passe dans l'onglet de la barre du haut “matériel”.

Cet onglet permet de gérer un parc de matériel. En l'occurence, les AP et les box qui voyagent entre chez les abonnés et les différents “dépôts”4).

Ajouter un nouveau type de matériel

Pour ajouter un nouveau type de matériel, il faut en fait l'ajouter dans l'onglet produits/services en tant que produit.

Ajouter un nouveau produit

Voir la manière dont sont référencées les produits ici : [privé]Inventaire

Enregistrer un nouvel abonné

Procédure lorsqu'un bénévole installe un nouvel accès.

Cette procédure est excessivement compliquée et est en train d'être retravaillée

Prérequis, il faut que l'abonné se soit pré-inscrit, via le formulaire public.

  1. statut de pré-inscription → “validé” si ça n'est pas encore fait
  2. Valider le contrat
  3. Activer tous les services du contrat (icône modifier sur chaque service)
  4. Lier le matériel prêté au contrat (module FAI asso. menu de gauche, ajout matériel/contrat)
  5. Lier les adresses IP au contrat (Ajouter une réservation dans Gestion IP sur la droite, utiliser le 3e OU avec “32” comme masque)
  6. Valider le membre (le sortir de l'état brouillon)
  7. Changer la catégorie d'adhésion du membre : pré-inscrit → membre (module Adhérents)
  8. Ajouter une cotisation au membre avec la date de fin de cette cotisation
  9. Faire de même avec les éventuels autres membres liés au contrat (3 dernières étapes)
  10. Lier ces éventuels autres membres au contrat (sous-onglet pré-inscription lorsqu'on ouvre un contrat)

Espace abonné

Demander un abonnement

Les demandes de contrat d'abonnement se font depuis la page de pré-inscription au final, ce qui est beaucoup plus simple…

Inscription et demande de contrat

Voir aussi

1)
en survolant un état de pré-inscription
2)
on est pas des machines !
3)
où du moins ça sera le cas lorsque les comptes LDAP fonctionneront depuis le dolibarr
4)
on considère comme dépôt tout ce qui n'est pas chez un abonné ; donc soit au local de l'asso, soit chez un des bénévoles, soit dans un point fixe
howto/outils_asso/dolibarr.txt · Dernière modification: 2019/07/13 16:56 (modification externe)