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Les listes de discussion

L'association utilise, pour s'organiser et communiquer, plusieurs listes de discussion mail.

L'abonnement aux listes de diffusion est totalement décorélé des comptes utilisateurs pour les autres outils de l'association.

Qu'est-ce qu'une liste de discussion ?

Le principe est simple. C'est une adresse mail (ex: jardiniers AT listes.rhizome-fai.net) et une liste d'abonnés.

  • Seuls les abonnés1) ont le droit d'envoyer des mails à cette adresse.
  • Tous les abonnés reçoivent une copie de chaque email envoyé à cette adresse

C'est une sorte de réunion permanente en ligne : toutes les personnes dans la pièce peuvent s'exprimer et entendre ce que disent les autres.

Les listes de Rhizome

Liste Description Inscription Archive
jardiniers AT listes.rhizome-fai.net Base de l'activité bénévole, liste de discussion entre bénévoles et intéressés de près libre (s'inscrire) privée aux membres (consulter)
enthousiastes AT listes.rhizome-fai.net La “newsletter” de Rhizome, pour tenir les personnes intéressées par le projet sans y être impliquées. Peut servir de liste de discussion entre/avec les enthousiastes mais doit rester à trafic modéré. libre (s'inscrire) publique (consulter)
bureau AT listes.rhizome-fai.net Membres du bureau actuels (et éventuellement ancien bureau) fermée (effectuée à l'entrée au bureau) privée aux membres (consulter)
abonnes AT listes.rhizome-fai.net Permet de contacter tous les abonnés actuels (ex: signaler des problèmes sur le réseau, évolutions…) fermée (effectuée à l'abonnement, résiliée à la fin du contrat) privée aux membres (consulter)
admins AT listes.rhizome-fai.net Administration des outils de l'asso et discussions techniques pour éviter de gêner jardiniers avec. C'est aussi un email de support si quelque-chose ne fonctionne pas fermée (demander à un administrateur) privée aux membres (consulter)
ag AT listes.rhizome-fai.net Assemblée Générale : touche tous les adhérents pour l'organisation des AG notamment fermée (les adhérents sont abonnés). privée aux membres (consulter)

Bonnes pratiques et recommandations

Parce-que nous ne sommes pas nés avec la maîtrise de la communication par liste de discussion dans le sang, quelques conseils :

Règles élémentaires de politesse et cordialité en ligne

Le numérique n'a de virtuel que le moyen, il y a des vrais gens derrière (sinon c'est pas drôle). Les règles de politesse s'appliquent ainsi que le respect de la nétiquette.

Confidentialité

Gardez à l'esprit que ce qui est posté sur enthousiastes ou sur jardiniers est public (ou du moins facilement accessible pour ce qui concerne jardiniers) et attribué à votre nom (notamment via les archives en ligne). Évitez donc sur ces deux listes :

  • Ce qui relève de la vie privée
  • Les attaques personnelles (même et surtout concernant des gens hors de la liste)

Le web est indexé/recopié sur d'autres sites en permanence, en pratique, on ne peut que difficilement se “dépublier” du web (pas plus que d'un journal en fait…)

Quand utiliser une liste ?

Le fonctionnement associatif et étudiant de Rhizome fait que les bénévoles tournent assez rapidement. Les archives des mailling-list constituent donc une part importante de la mémoire de l'association.

  • Pour toutes les discussions qui doivent avoir lieu dans l'asso utiliser jardiniers
  • Mettre bureau en copie (Cc:) ça permet de garder une trace même quand l'expéditeur du mail n'est plus dans l'association.
  • Quand c'est ou que ça tourne au débat technique, utiliser admins pour éviter d'ennuyer les jardiniers qui ne s'intéressent pas aux détails techniques ;
  • bureau est la liste à utiliser pour tout ce qui est ouverture de comptes sur des sites marchands ou autres. Ne jamais utiliser directement l'adresse personnelle des membres du bureau2)

Pièces jointes

Les pièces jointes volumineuses sont à proscrire. Ne pas hésiter à mettre le fichier sur le wiki (ou ailleurs) et à donner uniquement un lien dans le mail.

Répondre à un email

Attention, lorsqu'on fait Répondre sun un message provenant d'une liste, bien vérifier le champ destinataire du mail. Par défaut, chez Rhizome, la réponse ira à la liste, pas à l'expéditeur.

Fils de discussion

Ne pas faire répondre à un mail de la liste pour parler d'un sujet différent sur la même liste ; rédiger un nouveau mail à la place à destination de la liste.

À l'inverse quand la discussion reste sur un même sujet, utiliser la fonction répondre plutôt que de faire un nouveau message.

Pourquoi ça ? Les bons clients mail (Thunderbird, gmail, mutt…) groupent les messages par fil de discussion, en s'appuyant justement sur la fonction “répondre” qui lie les messages et les réponses entre eux.

Les étiquettes

Il est parfois pertinent d'ajouter des étiquettes dans le sujet du mail pour permettre aux lecteurs d'identifier rapidement le contenu du mail et de décider comment il le traite :

Exemples : 

  • [TOUS] : mail qui devrait-être lu par tous les bénévoles
  • [CR] : compte-rendu de réunion
  • [RÉU] : Concerne l'organisation d'une réunion
  • [URGENT] : Fire in the hole !
  • [TECHNIQUE] : sujet technique (si le sujet devient trop technique/le débat trop long, passer sur la liste admins)
  • [SUBS] : subventions

Mini-FAQ (Foire aux Questions)

  • Je veux être désabonné de la liste XXX → “Do-It-Yourself !” en envoyant un mail vide à l'adresse de la liste en ajoutant “-leave” avant le '@'. Exemple, pour se désabonner de jardiniers : jardiniers-leave AT rhizome-fai.net
  • J'ai reçu un message “en attente de modération” Cela peut arriver par exemple si vous postez un message depuis une adresse qui n'est pas abonnée ou si une pièce jointe volumineuse est attachée 3). Un administrateur a été alerté et modérera votre message.
  • Au-secours, je croule sous les mails ! Quasiment tous les clients de mail ou webmails (gmail, thunderbird, l'ent…) permettent de trier ses mails, il est alors possible de ranger les mail de la ou des listes de discussion Rhizome dans un dossier dédié automatiquement. Consulter la documentation de votre client mail pour plus d'infos.
1)
selon la configuration de la liste, par exemple, pour les listes bureau ou admins, il est pratique qu'elles puissent-être contactée par tout le monde, inscrits ou non
2)
c'est problématique en cas de changement de bureau…
3)
mais comme indiqué plus haut, les grosses pièces jointes sur les mailling-list, c'est mal
howto/outils_asso/listes_diffusions.txt · Dernière modification: 2016/05/23 11:10 (modification externe)