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howto:vie_associative:reunion

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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howto:vie_associative:reunion [2016/05/23 13:10]
howto:vie_associative:reunion [2019/07/13 16:56] (Version actuelle)
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 +====== Comment organiser et tenir une réunion de bénévoles ======
 +===== Avant la réunion ====
  
 + La réunion doit-être **annoncée** à l'​avance sur [[howto:​outils_asso:​listes_diffusions|la liste jardiniers]] avec
 +  * **horaire** ​
 +  * **lieu**
 +  * **ordre du jour** éditable par tous (sur un [[howto:​outils_asso:​pad|pad]]) regarder les éléments d'​ordre du jour sur la page d'​Ordre du jour permanent : http://​pad.rhizome-fai.net/​ODJ et les déplacer vers le pad d'​ordre du jour de la réunion.
 +
 +Une réunion se prépare, même si ça n'est l'​histoire que de 5 minutes, relire l'​ordre du jour et le compléter permet de gagner en temps et en compréhension.
 +
 +<​del>​Il est possible pour les étudiants UTC de réserver une salle sur http://​assos.utc.fr/​resa</​del>​
 +
 +===== Pendant la réunion =====
 +=== Diriger une réunion ====
 +**Une personne identifiée dirige la réunion**, ça n'est pas une dictature, c'est juste pour éviter de partir dans tous les sens. Ce rôle n'est pas forcément évident à tenir, mais il ne faut pas hésiter à recadrer le débat si on part en hors-sujet ou à passer au point suivant si le débat se stérilise.
 +
 +C'est une situation gênante (on a l'​impression de donner des ordres, d'​abuser de son rôle…) mais généralement,​ tout le monde préfère que la réunion ne diverge pas dans tous les sens et s'​éternise.
 +
 +Par habitude, le président… préside. Il est bien sûr envisageable que quelqu'​un d'​autre le fasse, que cette responsabilité soit tournante…
 +
 +=== Compte-rendu ===
 +Une personne désignée : le //​secrétaire de réunion// s'​occupe du compte rendu (**par convention le secrétaire**),​ les notes sont prises sur le même pad que l'​ordre du jour, en-dessous. Le secrétaire est responsable du compte-rendu,​ ça ne veut pas dire qu'il est le seul à prendre des notes, les [[howto:​outils_asso:​pad|pads]] permettent de prendre des notes à plusieurs.
 +
 +<note tip>En pratique, il est difficile de parler et de prendre des notes en même temps, aussi il est important d'​aider le secrétaire de réunion.</​note>​
 +
 +En parallèle, les tâches à faire sont listées sur http://​pad.rhizome-fai.net/​Todo
 +
 +=== Déroulement standard ===
 +  - Présentations,​ si il y a des nouveaux
 +  - Point des actions passées (de la [[http://​pad.rhizome-fai.net/​Todo|TODO]] ou autres)
 +  - Déroulement de l'​ordre du jour, discussions
 +  - Vérification des [[http://​pad.rhizome-fai.net/​Todo|TODO]] pourvues ou non pourvues
 +
 +===== Après la réunion =====
 +
 +<note important>​L'​association comptant des membres actifs e disposant pas d'une connexion internet permanente, il peut-être intéressant de copier le **compte-rendu et la TODO dans le mail directement**,​ en plus des liens, ou de les adjoindre en PJ, au format texte.</​note>​
 +
 +  * Le secrétaire de la réunion met au propre et relit le compte-rendu puis l'​envoie sur jardiniers (avec l'​étiquette [CR] et [RÉU] dans le sujet). et un lien vers la TODO.
 +  * Évidement les discussions peuvent se poursuivre sur [[howto:​outils_asso:​listes_diffusions|les listes de disussions]]