La fonction de trésorerie est une fonction officielle (déclarée en préfecture) au sein de l'association Rhizome. http://www.actes6.com/compta/c_enregistrement_dons_cotisations.htm

Citation de l'article 10 “Le Bureau, composition” des statuts de l'association (daté du 15 décembre 2011)

Le Trésorier est chargé de tenir ou de faire tenir sous son contrôle la comptabilité de l’Association. Il perçoit les recettes; il effectue tout paiement. En cas d’empêchement le Trésorier est remplacé par le Trésorier-adjoint, ou à défaut par le Président, ou par un autre membre du Bureau désigné par le Président.

Vis-à-vis des organismes bancaires ou postaux, le Président, le Trésorier ou tout autre membre désigné par le Président avec l’accord du Trésorier, ont pouvoir, chacun séparément, de signer tout moyen de paiement (chèques, virements,etc).

Citation de l'article 12 “Les Assemblées Générales Ordinaires” des statuts de l'association (daté du 15 décembre 2011) Lors de l'Assemblée Générale:

Le Trésorier soumet le rapport financier comportant les comptes de l’exercice écoulé.

Ensuite l'AG vote pour lui donner “quitus”, c'est à dire reconnaître sa bonne gestion.

Le trésorier joue également le rôle de membre du Bureau puisqu'il en fait parti.

D'après l'article 9 “Le Bureau, attributions” des statuts du 15 décembre 2011:

• Le budget et le montant des cotisations doit être établit par le Bureau. C'est à dire que le bureau doit se prononcer à ce sujet, et donc que le Trésorier n'est pas seul décisionnaire. (Article 9 “Le Bureau, attributions” des statuts du 15 décembre 2011)
• Les opérations relatives à l’immobilier doivent également être autorisé par le bureau.
• Les contrats avec des organismes public ou des collectivités apportant une aide financière doivent être autorisé par le bureau.

Le trésorier et son adjoint doivent:

• savoir où en est la trésorerie
• détecter à l'avance ce qu'impliquent financièrement certains choix politiques afin que les jardiniers/le bureau puissent prendre des décisions éclairées
• déclarer chaque année le chiffre d'affaire à l'ARCEP
• rendre des comptes réguliers lors des réunions
• suivre la recherche de fond (subvention) pour l'agrandissement du réseau
• préparer les budgets (compte de résultat et budget prévisionnel)
• fournir les documents comptables que les ayant droit réclament
• assurer la transparence de la comptabilité
• mettre à jour la documentation relative à la trésorerie
• assurer la passation de la trésorerie
• essayer de ne pas être irremplaçable

La prise de fonction se réalise à l'occasion de l'assemblée générale, la passation est officialisée une fois que le PV de l'AG est déposé en préfecture.

En cas de faillite, déficits importants ou détournement de fond, le Trésorier peut être tenu responsable devant le tribunal, si il est prouvé qu'il y a des erreurs de gestion qui lui sont imputables.

Les recettes de Rhizome sont principalement constituées des:

• Prix des abonnements
• Cotisations
• Dons
• Subventions

Pour les percevoir, plusieurs solutions existent:

• virement, il faut dans ce cas donner un RIB (la plupart des subventionneurs payent de cette façon)
• prélèvement automatique, ce n'est pas encore possible mais notre numéro d’émetteur est en cours de création
• monnaie, uniquement pour les petites sommes (la banque n'ayant pas de bureau à Compiègne, la monnaie est réutilisée pour les petits paiements)
• chèques, il faut les envoyer à la banque

Les charges de l’association sont principalement constituées des:

• Achat de matériel
• Travaux (ligne téléphonique, pose d'antenne)
• Abonnements (FDN & FT)
• Frais bancaires
• Dotation pour amortissement
• Remboursement électricité
• Frais de fonctionnement
• Service civique

Pour les payer on peut:

• Faire un virement
• Mettre en place un prélèvement automatique (notamment pour les lignes téléphonique et abonnement ADSL)
• En monaie (notamment pour les petites sommes) si la caisse est trop grosse
• par TIP
• par chèque

Afin de rendre des comptes aux organismes finançant Rhizome, ainsi qu'aux membres de l'association, il est nécessaire de pouvoir prouver la véritable existence des lignes du journal. Pour ce faire, il faut demander des factures. Dans certains cas ce n'est pas toujours possibles (ex:“un timbre”), ne pas hésiter à remplacer la facture par le ticket de caisse si on a pas pu obtenir de facture.

La tenue de la compta se fait actuellement dans une feuille de calcul :documents comptables.

Tenir la comptabilité est une des taches les plus importantes, il y a plusieurs besoins:

• avoir un historique de toutes les opérations financières;
• conserver les justificatifs (facture);
• connaitre à tous moment la trésorerie (au sens de quantité d'argent) dont Rhizome dispose;
• détecter d'éventuelles erreurs (de la banque, de France Télécom etc…);
• être en mesure de créer les documents comptables nécessaires pour analyser la situation financière de Rhizome.

Pour répondre à ces besoins, il a été choisis de tenir une comptabilité en partie double. Ce type de comptabilité est légèrement plus lourd que la comptabilité ménagère, mais elle permet:

• d'envisager de générer automatiquement les documents comptables;
• d'enregistrer ce que l'asso n'a pas encore payé ou reçu;
• de savoir ou en est une opération pour qui sait lire ce type de comptabilité.

Il y a toutefois un désavantage majeur, car elle est moins compréhensible par les néophytes.

La feuille de calcul “Grand Livre” contient l'ensemble des opérations ayant eu lieu.

Il faut donc la tenir à jour régulièrement.

Exemple: France Télécom vient d'envoyer une facture, celle-ci est arrivée en retard à cause du fait qu'ils l'envoient à la mauvaise adresse.

On remplis donc 2 lignes:

• la première en débit dit que nous avons dépensé 29,90 sur le compte 626100, c'est à dire le compte des liaisons informatiques ou spécialisées. La date de l'opération est la date de facturation, puisque c'est à ce moment là que l'association s'est engagé dans cette dépense.
• la seconde en crédit, indique que nous devons 29,90 au fournisseur (compte 401100), car pour l'instant nous n'avons pas encore signé le chèque ou envoyer de TIP puisque nous ne savons pas encore ce qu'il convient de faire.

Puis, le trésorier appelle l'ancien pour savoir comment payer, il fini par se dire qu'il va payer par chèque, il fait donc un chèque et l'envoie:

On a donc 2 nouvelles lignes que l'on numérote également 50 car elle font référence au deux précédentes.

• La première en crédit indique que nous nous sommes acquitté de la dette à FT sur le compte 401100.
• La seconde en débit, indique que pour faire ça on a du enlever de l'argent de notre compte bancaire. On indique donc le moyen (chèque) et son numéro pour enlever cet argent.

Les numéros de compte sont issus du plan comptable associatif. Un résumé des comptes utilisés par Rhizome se trouve sur la feuille “Plan comptable”.

Il est important de pratiquer ce qu'on appelle le rapprochement bancaire, c'est à dire de vérifier que les chèques sont encaissés et que la somme sur le compte et sur la caisse correspond à celle que l'on a calculé.

5%

L'objectif d'un plan de trésorerie est de pouvoir observer la probable évolution de la trésorerie. C'est à dire voir mois par mois combien il restera sur le compte et combien l'asso devra de sous.

L'objectif du rapport financier est de faire état aux adhérents de la trésorerie ayant eu lieu au cours de l'exercice qui se clôture. Il doit être approuvé par les membres et ces derniers doivent également donner quitus au trésorier afin de le libérer de ses responsabilités.

Un exemple de rapport financier

Un bon rapport:

• doit être suffisamment court pour que les membres y jettent un œil
• doit faire état de chose qui les intéressent (Quel avenir? Doit on des sous? Nous doit on des sous? Pourrons nous investir? etc…)
• doit permettre de trouver le détails de la compta pour une analyse fine
• doit indiquer de quand à quand se réfère ce rapport
• peut être force de proposition pour la réaffectation des sous de l'association
• doit faire état d'un budget prévisionnel dont les hypothéses sont indiqué et qui sera voté par les membres